Flujo de aprobación de viajes, como controlar el fraude de los viajes.

Flujo de aprobación de viajes, como controlar el fraude de los viajes.

jueves, 27 julio, 2023

Para un mayor control un Programa de Viajes debe recoger la necesidad de que cada viaje sea autorizado, para ello debe implantarse un sistema de validación, esto se traducirá en una mayor eficacia por el ahorro de costes y tiempo.

 

El fraude es uno de los principales problemas de las empresas con mucho trámite de viajes. Por ello en Gestium nos hemos centrado en el desarrollo de técnicas de control de fraude e implementación de políticas de gastos de viaje para control de gasto, como, por ejemplo, el flujo de aprobación de viajeros, etc.

 

Como agencia de viajes especializada en la gestión de viajes de empresa disponemos de una herramienta de gestión de los viajes denominada “Free&Go” que permite crear un flujo de validación bien por expedientes o por pasajeros. De esta manera la dirección de cada departamento tiene el control de los motivos del viaje, los servicios requeridos y empleados que viajan.

 

Las autorizaciones de viaje se puede clasificar según:

 

Por lo QUÉ se AUTORIZA

• Autorización para realizar el viaje. Se trata de una validación jerárquica y lo más importante es el motivo del viaje.

• Autorización a contratar el viaje en unas condiciones especificadas. En este caso será fundamental el aspecto económico y el cumplimiento de la normativa de viajes establecida por la empresa.

 

Por CÓMO se AUTORIZA

• Autorización simple. Es necesario que el responsable del departamento valide activamente y de forma fehaciente la solicitud de viaje.

• Autorización múltiple. Será necesaria una doble validación tanto del gestor de viajes como de los jefes de departamento.

 

Por QUIÉN AUTORIZA

• Autorización jerárquica. Interviene el superior jerárquico en este proceso.

• Autorización automática. La solicitud se valida siempre y cuando el viaje cumple con todas las coordenadas, previamente parametrizadas.

 

En Gestium Viajes por nuestras experiencia en la elaboración de sistemas de autorización entendemos que los flujos deben reunir las siguientes características:

 

a) AGILIDAD. Lo que supone un ahorro en tiempo.

 

b) SENCILLEZ. Requiriendo únicamente los datos importantes y concretos del viaje.

 

c) AUTOMATIZACIÓN. Es crítico optimizar los recursos tecnológicos y evitar métodos offline.

 

d) INVOLUCRAR al mínimo número de personas posible en el proceso.

 

En Gestium somos expertos en viajes de empresa
? Asistencia 24/7
? Alta velocidad de respuesta.
? Control de fraude.
? Implementación de política de gastos de viaje para control de gasto ( precio máximo por noche, etc ... )
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