10 puntos clave para el ahorro, control de fraude y agilidad en viajes corporativos.

10 puntos clave para el ahorro, control de fraude y agilidad en viajes corporativos.

miércoles, 30 agosto, 2023

Desde nuestra experiencia como expertos en gestión de viajes de empresa, y con el feedback obtenido de nuestros clientes, hemos elaborado un resumen de los 10 puntos clave para una mejor gestión de los viajes. Todo ello basado en la información que a lo largo de estos años han valorado más nuestros clientes de empresa.

 

El viaje de empresa es uno de los procesos más importantes dentro de cualquier organización (pública o privada), no solo por la parte del presupuesto invertida en él, sino también porque varios departamentos intervienen en su gestión, lo que implica un gran número de personas. La expansión y crecimiento de una empresa están estrechamente relacionados con los viajes corporativos, es por esto que es necesario encontrar las herramientas para ahorrar, controlar el fraude y tener una mayor agilidad en su gestión.

 

 

 

El hecho de aportar asistencia 24/7 y una alta velocidad de respuesta generan una gran satisfacción final, pero lo que más se valora de nuestra gestión es el control del fraude y la implementación de la política de gastos de viaje para controlar los costes (por ejemplo, en el precio máximo por noche, etc.). Nuestra adhesión al grupo de gestión GEA con más de 800 agencias, nos permite disponer de tarifas negociadas muy competitivas.

 

Ademas estos valores añadidos que ofrece Gestium Viajes, a continuación sintetizamos estos 10 puntos clave:

 

1 Política de gastos de viaje.

Entendemos por “Política de gastos de viaje” al conjunto de reglas escritas y distribuidas a los trabajadores de una empresa que tienen por objeto permitir a las corporaciones controlar los gastos en viajes y en la organización de eventos, sin comprometer la calidad del desplazamiento de los viajeros ni la consecución de los objetivos. El establecimiento y aplicación de estas normas pueden suponer un ahorro de costes del 20% en el programa de viajes.

Resulta fundamental que la política de gastos de viaje sea comunicada desde el mismo momento de la incorporación del empleado, aprovechando la realización del “Welcome Pack”, haciéndole consciente de la importancia del viaje de empresa.

 

2 Flujo de aprobación.

Para un mayor control un Programa de Viajes debe recoger la necesidad de que cada viaje sea autorizado, para ello debe implantarse un sistema de validación que supervise posibles situaciones de fraude, esto se traducirá en una mayor eficacia por el ahorro de costes y tiempo.

La solicitud del viaje debe incluir un solicitante, un supervisor que ejercer la aprobación, una motivación del viaje, asi como los requerimientos o necesidades del viaje. Además, el sistema de validación deberá estar soportado por una herramienta que facilite el registro y aprobación del viaje.

 

3 Herramientas digitales.

Disponer de una plataforma online o APP que integre la solicitud, aprobación y archivo de la documentación de viaje es fundamental para la organización y comodidad del empleado. Además, la herramienta debe permitir la comunicación entre empleado y agencia de viajes, asi como las tareas de supervisión por parte de la empresa.

 

Free&Go en App Store

 

En Gestium Viajes disponemos de varias herramientas que nos permiten adaptarnos a las necesidades de nuestros clientes, entre la que destacamos “Free&Go”, una app que permite la gestión de las solicitudes, la validación y el acceso sencillo a la documentación de viaje.

 

Algunos de los clientes que confian en nuestro trabajo son:

 

4 Antelación en la reserva.

La reserva de los viajes y la contratación de los servicios necesarios para los eventos (M.I.C.E.) deben planificarse y gestionarse con la suficiente antelación para garantizar su disponibilidad y la mejor tarifa disponible. Es por ello, que se debe establecer una antelación mínima según el tipo de servicio que sea necesario reservar.

Los tiempos de antelación depende del tipo de producto y viaje, pero oscilan entre 10 meses para ferias o congresos, y unos 30 días para la mayoría de los viajes de corto radio.

 

5 Tarifas Flexibles.

Dos de cada tres viajes de negocios sufren una modificación o cancelación, en la mayoría de los casos por motivos ajenos al viajero. En el 42% de las ocasiones el motivo es una reprogramación de la cita, en un 13% el motivo es la cancelación de las reuniones, un 11% por problemas meteorológicos y un 9% por problemas aéreos y otro 9% por causas externas.

Por ello es fundamental la contratación de tarifas flexibles que permitan una ventana de tiempo lo suficientemente amplia como para tomar las medidas necesarias para minimizar las penalizaciones por modificación o cancelación.

 

6 Negociación con proveedores.

Dentro del viaje corporativo y dependiendo de la empresa pueden existir determinados servicios turísticos que predominen. Es importante, negociar con los principales proveedores de estos productos una tarifa negociada con un precio preferente y unas condiciones preferentes. El objetivo principal debe ser una reducción de costes y una mayor flexibilidad en la política de cancelación del servicio.

 

7 Seguros.

La contratación de un seguro es un servicio fundamental, el mismo en muchas ocasiones se ha considerado como un gasto extra cuando realmente es una inversión que sirve para cubrir a los trabajadores y mantenerlos a salvo de cualquier riesgo en las actividades realizadas durante los desplazamientos de trabajo. Así mismo, aseguran a las compañías que podrán minimizar costes (miles de euros en tratamientos sanitarios o repatriaciones) por cualquier acontecimiento que se pueda llegar a presentar.

Los seguros de viaje pueden gestionarse de forma puntual para un viaje en concreto a través de pólizas anuales que incluyen todos los viajes realizados por el empleado.

 

8 Reclamaciones aéreas.

Las reclamaciones por incidencias en los medios de transporte es una de las vías de recuperación de fondos menos tenida en cuenta por las empresas y que potencialmente puede permitir un retorno al presupuesto de viajes. En España se reclama únicamente el 2% de las incidencias, quedando para las aerolíneas, más de 500 millones de euros sin demandar.

 

9 Ayudas de apoyo a la expansión internacional.

Si la empresa tiene actividad fuera de España o está iniciando un proceso de expansión internacional es necesario conocer todos los programas de ayudas o subvenciones que pueden ayudar a sufragar parte de los viajes con destino a otros países.

 

Organismos como la Cámara de Comercio o ICEX (España Exportación e Inversiones) son algunos de los organismos que cuentan con este tipo de subvenciones, las cuales dan soporte a las misiones comerciales y a la participación en grandes ferias relacionadas con la empresa en cuestión.

 

10 Compromiso equipo directivo.

El éxito de las políticas de viaje de empresa estará vinculado en gran medida con el compromiso del equipo directivo y la transmisión que hagan de la cultura empresarial. La dirección de la empresa es mejor ejemplo a seguir por parte del resto de la plantilla de la empresa, por lo que una rápida adopción de la política de gastos de viaje y de los procesos implementados será un referente perfecto.

 

En Gestium somos expertos en viajes de empresa
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